Online Meeting-Kultur: 5 Vorschläge

Das Telefon klingelt: „Hast du kurz Zeit“? Dreissig Minuten später legen beide Anrufer mit einem hörbaren Seufzen auf – natürlich nachdem die Leitung getrennt ist. Das war wieder ein langes Gespräch.

Auch im digitalen Zeitalter läuft es oft ähnlich ab. Nur das Telefon wird über einen digitale Leitung abwickelt und die beide Anrufer sind räumlich weiter getrennt. Oder es öffnet sich spontan das Chat-Fenster für eine spontane Gesprächsanforderung.

Achtung! Hier offenbart sich ein wesentlicher Unterschied. Verwenden Sie einen Chat, sei es Teams, Slack, Skype etc, nicht wie ein Telefon.  Erwarten Sie nicht, dass Ihr Chat-Partner sofort antworten wird. Chat ist eine asynchrone Kommunikation. Wenn Sie Ihre Erwartungshaltung hier einschränken, ist ein Chat tatsächlich sehr effektiv.

Auch daher kann man digitale Meetings nicht auf die gleiche Weise abhalten wie bislang.

• Oft sind mehr als zwei Parteien beteiligt: also eine Konferenz
• Es wird eine Bildübertragung eingesetzt
• Neben dem Video- und Audioteil wird zusätzlich auch ein Chat geführt
• Neben dem Videoteil wird ggf. auch ein digitales Whiteboard eingesetzt
• Es werden Dateien im Verlauf des Gesprächs übertragen

Zunächst stellt man fest, dass dieses eine Gespräch auf einmal eine Vielzahl von parallelen Kanälen aufweist. Es nun eine Übungssache und Routine, für welche Information man welchen Kanal im Gesprächsverlauf einsetzt. Wann schreibe ich in den Chat? Sende ich einen Screenshot oder teile ich meinen Bildschirm? Und wie gehe ich damit um, wenn ein Teilnehmer im Gespräch einen weiteren Kanal verwendet?

Das sind unsere Top 5 Vorschläge dazu:

1. Bereiten Sie das Meeting vor und machen Sie im Vorfeld die Agenda für alle Teilnehmer verfügbar: unvorbereitete, spontane Online-Konferenzen mit mehreren Personen offenbaren jetzt schonungslos diese Lücken der analogen Meetings.
2. Planen Sie einen Alternativ-Kanal ein, falls Personen technische Probleme haben. Z.b. Smartphone statt PC oder auch Telefon statt Online-Meeting.
3. Moderieren Sie das Meeting: sprechen Sie gezielt einzelne Personen zu einem Thema an, das vorweg auch in der Agenda festgehalten wurde.
4. Halten Sie Ergebnisse parallel digital und online für alle Parteien einsehbar fest, z.B. im Whiteboard, Chat oder geteiltem Dokument.
5. Detaillieren Sie nicht ein einzelnes Thema in Anwesenheit aller Personen, sondern setzen Sie dazu weitere Einzelkonferenzen an.

Wir bei MINKENBERG haben schon sehr lange für uns die digitalen Konferenzen etabliert. Und das selbst dann, wenn wir nur wenige Meter voneinander entfernt sitzen. Warum? Wir wollen genau Audio und Video und Chat gleichzeitig. Wir haben uns daran gewöhnt und es ist – richtig eingesetzt – wirklich sehr effektiv.

Fragen Sie uns doch einfach mal:
+49 2452 989140, info@minkenberg.de oder Chat.

Photo by Tim Gouw on Unsplash