Digitale Kommunikationskultur

Das Telefon klingelt: „Hast du kurz Zeit“? Dreissig Minuten später legen beide Anrufer mit einem hörbaren Seufzen auf – natürlich nachdem die Leitung getrennt ist. Das war wieder ein langes Gespräch.

Auch im digitalen Zeitalter läuft es oft ähnlich ab. Nur das Telefon wird über einen digitale Leitung abwickelt und die beide Anrufer sind räumlich weiter getrennt. Oder es öffnet sich spontan das Chat-Fenster für eine spontane Gesprächsanforderung.

Achtung! Hier offenbart sich ein wesentlicher Unterschied. Verwenden Sie einen Chat, sei es Teams, Slack, Skype etc, nicht wie ein Telefon. Erwarten Sie nicht, dass Ihr Chat-Partner sofort antworten wird. Chat ist eine asynchrone Kommunikation. Wenn Sie Ihre Erwartungshaltung hier einschränken, ist ein Chat tatsächlich sehr effektiv.

Auch daher kann man digitale Meetings nicht auf die gleiche Weise abhalten wie bislang.

Oft sind mehr als zwei Parteien beteiligt: also eine Konferenz
Es wird eine Bildübertragung eingesetzt
Neben dem Video- und Audioteil wird zusätzlich auch ein Chat geführt
Neben dem Videoteil wird ggf. auch ein digitales Whiteboard eingesetzt
Es werden Dateien im Verlauf des Gesprächs übertragen

Zunächst stellt man fest, dass dieses eine Gespräch auf einmal eine Vielzahl von parallelen Kanälen aufweist. Es nun eine Übungssache und Routine, für welche Information man welchen Kanal im Gesprächsverlauf einsetzt. Wann schreibe ich in den Chat? Sende ich einen Screenshot oder teile ich meinen Bildschirm? Und wie gehe ich damit um, wenn ein Teilnehmer im Gespräch einen weiteren Kanal verwendet?

Das sind unsere Top 5 Vorschläge dazu:

Bereiten Sie das Meeting vor und machen Sie im Vorfeld die Agenda für alle Teilnehmer verfügbar: unvorbereitete, spontane Online-Konferenzen mit mehreren Personen offenbaren jetzt schonungslos diese Lücken der analogen Meetings.
Planen Sie einen Alternativ-Kanal ein, falls Personen technische Probleme haben. Z.b. Smartphone statt PC oder auch Telefon statt Online-Meeting.
Moderieren Sie das Meeting: sprechen Sie gezielt einzelne Personen zu einem Thema an, das vorweg auch in der Agenda festgehalten wurde.
Halten Sie Ergebnisse parallel digital und online für alle Parteien einsehbar fest, z.B. im Whiteboard, Chat oder geteiltem Dokument.
Detaillieren Sie nicht ein einzelnes Thema in Anwesenheit aller Personen, sondern setzen Sie dazu weitere Einzelkonferenzen an.

Wir bei MINKENBERG haben schon sehr lange für uns die digitalen Konferenzen etabliert. Und das selbst dann, wenn wir nur wenige Meter voneinander entfernt sitzen. Warum? Wir wollen genau Audio und Video und Chat gleichzeitig. Wir haben uns daran gewöhnt und es ist – richtig eingesetzt – wirklich sehr effektiv.

Fragen Sie uns doch einfach mal:
+49 2452 989140, info@minkenberg.de oder Chat.

Photo by Tim Gouw on Unsplash

Die aktuelle Krise hat einen unfassbaren Strom an Aktionismus los getreten. Viele arbeiten im Homeoffice und Betriebe müssen spätestens jetzt in die Cloud, um die am (wahrscheinlich heimischen) PC hockenden Arbeiterinnen und Arbeiter mit Material aus dem Büro zu versorgen: Aktenordner, Kaffee und Kugelschreiber! Und wie bekomme ich die jetzt in die Cloud?

Digitalisierung

Es ist wie so oft: man wirft der aufgeregten Menge einen Begriff hin: Cloud – und alle verfallen in ein kollektives Will-Haben-Muster.

„Jetzt mit uns die Cloud“ schreit es von Webseiten und aus einer Flut von Nachrichten aus dem digitalen Briefkasten.

Das ist: perfektes Marketing. Gut erkannt. Und es ist nicht: die Lösung Ihrer Probleme. Auch sind Sie nicht durch die Verwendung einer Cloud jetzt auf einmal digitalisiert.

Die Wahrheit ist: Digitalisierung ist ein Prozess. Ein langer. Ein schwieriger. Und Cloud ist am Ende nur nur ein Modewort für ein Hilfsmittel, dass es auch ohne diese Vokabel schon länger gab.

Was also tun?

Nehmen wir einmal an, Sie würden jetzt sofort zehn handwerklich unbegabten Mitarbeitern aus der Poststelle eine neue, hochmoderne Papierschneide- und Faltmaschine bereitstellen. Prima – die Nummer vom Notarzt liegt bereits griffbereit. Alles richtig gemacht. Maschine für viel Geld angeschafft, Mitarbeiter im Krankenhaus, Poststelle ausgefallen!

Aber eben genau das geschieht, wenn Sie nun in bestehende Arbeitssituationen eine neues, unbekanntes Werkzeug hinein geben. Bei der Digitalisierung und der Cloud wird das aber gerne und sehr gekonnt ignoriert. (Es tut auch nicht so weh, wie bei der Maschine – oder?)

Transferleistung

Die Lösung ist ganz einfach: Sie benötigen jemand, der sich mit diesen neuen Werkzeugen auskennt. Und deren Möglichkeiten und Gefahren. Und deren Anwendung. Und deren Unterhalt.

Mit diesem Wissen kann man durchdenken, welches Ergebnis man erzielen möchte und wie man diese Werkzeuge nutzbringend in den Prozess einbringen kann.

Dann, und nur so, sind Sie in der Lage für das gewünschte Ergebnis einen neuen, besseren Prozess zu definieren und es obliegt Ihnen dann, alle beteiligten MitarbeiterInnen an die Hand zu nehmen, damit Sie ihn auch verstehen und anwenden können.

Was ist nun besser?

Was ist denn überhaupt ein besserer Prozess? Einer, der weniger Geld kostet, weniger Mitarbeiter erfordert oder schneller abläuft? Das ist sehr einfach und sehr kurz gedacht.

Wie wäre es mit einem Prozess, der einfach nur die Produktionsfehler verringert?

Oder ein Prozess, der über die Grenzen einer Niederlassung hinaus anwendbar ist?

Oder ein Prozess, der den Zugang zu neuen Märkten ermöglicht und damit den Fortbestand über die nächsten Jahre absichern kann?

Über den Wolken

Wir bei MINKENBERG leben schon sehr sehr lange „in der Cloud“, wir haben unsere Fehler gemacht, unsere Lektionen gelernt, unsere Prozesse dutzende Male angepasst und hunderte von Werkzeugen angesehen, ausprobiert, hinterfragt, verworfen und erneut wieder angesehen.

Fragen Sie uns doch einfach mal:
+49 2452 989140, info@minkenberg.de oder Chat.

…und sparen Sie sich später den Anruf beim Notarzt.

[Photo by Siim Lukka on Unsplash]

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